ホームページのプライバシーポリシーの作り方｜載せる項目と書き方、フォームやアクセス解析の注意点

プライバシーポリシーとは

プライバシーポリシーは、会社が集める個人情報の種類、使う目的、管理の方法、問い合わせの窓口などをまとめて示した文書です。「個人情報保護方針」「個人情報の取り扱いについて」などの名前で載せている会社もあります。

ホームページでは、問い合わせのフォーム、資料請求、採用の応募、メールマガジンの登録など、お客様の名前やメールアドレス、電話番号を受け取る場面がたくさんあります。こうした情報を受け取る前に、何のために使うのか、誰かに渡すことがあるのかを示しておくことで、お客様は安心して情報を入力できます。

法律で求められていること

個人情報保護法では、個人情報を扱う事業者に対して、さまざまな決まりを定めています。ホームページに関係が深いのは、主に次の点です。

このうち、「保有個人データに関する事項」は、ホームページに載せておくと「本人が知り得る状態」にしやすく、多くの会社がプライバシーポリシーにまとめて書いています。

載せる項目

会社やお店のプライバシーポリシーには、一般的に次のような項目を載せます。

事業者の情報

プライバシーポリシーの最初か最後に、会社名、住所、代表者の氏名を書きます。個人事業の場合は、屋号と事業者の氏名を書きます。

集める情報と利用目的

ホームページでどんな情報を受け取るのか、それを何に使うのかを書きます。利用目的は、「事業のため」のようなあいまいな書き方ではなく、できるだけ具体的に書きます。

ご案内のメールを送る場合は、その目的も書いておく必要があります。問い合わせのために受け取ったメールアドレスに、後から営業のメールを送ることを考えているなら、利用目的に入れておきましょう。また、広告や宣伝のメールを送る場合は、特定電子メール法のルールにも気をつける必要があります。

第三者への提供と委託

お客様の個人情報を、本人の同意なくほかの会社に渡さないことを書きます。法律で認められた例外（法令に基づく場合など）がある場合は、その旨も書いておきます。

一方、メールの配信、サーバーの管理、配送など、作業の一部を外部の会社に任せている場合は、「委託」として扱われます。委託先に個人情報を預けることがある場合は、その旨と、委託先を適切に管理することを書いておくとよいでしょう。

安全管理のための措置

個人情報が漏れたり、なくなったりしないために、どのような取り組みをしているのかの概要を書きます。たとえば、個人情報を扱う担当者を決めている、パソコンにパスワードをかけている、社員に教育をしている、といった内容です。具体的な取り組みは会社によって違うため、実際に行っていることを書きましょう。

開示などの手続きと問い合わせ窓口

本人から、自分の個人情報の開示、訂正、利用の停止などを求められたときの手続きと、問い合わせの窓口（担当の部署、メールアドレス、電話番号など）を書きます。

フォームとアクセス解析で注意すること

問い合わせのフォーム

問い合わせのフォームでは、送信ボタンの近くに、プライバシーポリシーへのリンクを置いておきましょう。「個人情報の取り扱いに同意して送信する」のようなチェック欄を設けている会社もあります。

フォームで集める項目は、必要なものだけにします。問い合わせに返事をするために必要のない情報（生年月日、性別など）を、なんとなく集めることは避けましょう。項目が少ない方が、お客様も入力しやすくなります。フォームの作り方はお問い合わせフォームの作り方で説明しています。

アクセス解析とCookie

Googleアナリティクスなどのアクセス解析や、広告の効果の計測を使っている場合は、Cookieなどの仕組みで、見に来た人の利用状況を集めていることになります。

Googleアナリティクスの利用規約では、Googleアナリティクスを使っていること、Cookieなどでデータを集めていることを、プライバシーポリシーで開示することが求められています。使っているサービスの名前、集める情報、使う目的、Cookieを無効にする方法などを書いておきましょう。

また、2023年6月に施行された電気通信事業法の改正で、見に来た人の情報を外部に送る仕組み（外部送信）について、対象となる事業者に、送る情報や送り先などを公表することなどが求められるようになりました。自社が対象になるかどうかは、総務省の案内で確かめてください。アクセス解析の始め方はGA4でアクセス解析を始める方法で説明しています。

ひな形を使うときの注意

インターネット上には、プライバシーポリシーのひな形がたくさんあります。ひな形を使うと、必要な項目の漏れを防げますが、そのまま使うのは避けましょう。

ひな形には、自社に関係のない内容が含まれていることがよくあります。反対に、自社で使っているサービスが書かれていないこともあります。実際の扱い方と食い違っていると、かえってお客様の信頼を損ねることになるため、自社に合わせて書き直しましょう。

置く場所と見直しの時期

プライバシーポリシーは、ホームページのどのページからでも開けるように、ページの一番下（フッター）にリンクを置くのが一般的です。問い合わせのフォームの近くにも、リンクを置いておきましょう。WordPressには、プライバシーポリシーのページを指定する設定があります。設定の方法はプライバシーポリシーの設定で説明しています。

プライバシーポリシーは、一度作ったら終わりではありません。新しいフォームを作った、アクセス解析や広告のサービスを追加した、メールの配信を外部に任せるようになった、といった変化があったら、内容を見直しましょう。法律が改正されることもあるため、少なくとも年に一度は、内容が今の扱い方と合っているかを確かめると安心です。直したときは、改定日を書き換えておきます。

特定商取引法に基づく表記との違い

ネットで商品やサービスを販売する場合は、プライバシーポリシーとは別に、特定商取引法に基づく表記が必要になることがあります。プライバシーポリシーが「個人情報の扱い方」を示すのに対し、特定商取引法に基づく表記は「販売の条件」（事業者の情報、価格、支払い方法、返品の条件など）を示すものです。書き方は特定商取引法に基づく表記の書き方で説明しています。